角色定义
拥有对空间的全部权限,包括但不限于定义设定权限,导航页,定义模板,整理目录。
该角色无需有技术背景,但需要有较好的沟通能力和换位思考能力,但需要了解空间面对的读者阅读习惯,日常工作关注点,比如最常看哪些文档,最常写哪些。
好的空间管理员,如好的家政阿姨,能让家里保持干净,让用户心情愉悦。
设定权限
在【空间管理】→【权限】→【权限】中,根据需要打钩;管理员全打钩,其他用户按需打钩;建议多往组里加人,不要添加过多的个性化权限,以免后续的维护困难。
配置侧边栏
把不需要的项删掉,增加常用链接,减少干扰,方便跳转。
定义导航页
系统内置的空间模板会给予推荐的导航页布局,如下图,根据团队实际需要进行优化。
3项建议置顶显示:
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大的搜索框,如下图。
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空间文档维护规则,哪些可以随便写,哪些必须写到指定目录,用哪些模板。
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空间管理员联系方式,遇到问题及时反馈
定义模板
除了使用系统已有的模板,也可以定义本空间特有模板,并通过点击推送,让用户可以优先选中。
整理目录
操作入口有两个
文档右上角【…】→【以层级方式查看】
【空间管理】→【重排页面】
整理经验
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由于同空间不允许有重名文档,建议使用分隔符+日期来区分类似名字的文档,比如 《A 项目 - 会议纪要 - YYYYMMDD》
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开一个归档目录
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简化目录层级
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简化根目录命名
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